Många entreprenadbolag har uppdrag från olika beställare. Beställarna har i sin tur ofta olika system där garantiärendet startar, dvs där beställaren vill att deras kunder anmäler avvikelsen.
Ärenden som startar i beställarens system mejlas ofta vidare till entreprenören, alternativt har entreprenören vid upphandlingen åtagit sig att själva hålla koll på ärendena i beställarens system, för att sedan vidareleda ärendet till den egna mejlkorgen eller till det egna systemet, (om man har något dedikerat system för garantiärenden).
Följden är vanligtvis
- flera olika källor som entreprenören behöver hålla koll på
- behov att spara ner och maila arbetsordrar inkl. skärmdumpar
- att ärenden bokförs i en excelfil för att få överblick
- Vidaredelegering och kommunikation med underentreprenörerna via mejl
Flytt av data mellan system brukar vanligtvis göras med systemintegrationer, men integrationer är kostsamma och kräver ofta lång förutsägbarhet.
Vi på Envise har tagit fram en lösning när garantiärenden startar i beställarens system som är integrerat till vårt dedikerade system för garantihantering.
Lösningen innebär att vi tolkar strukturen av ärendet på pdf:en/arbetsordern/mejlet från aktuellt system och skapar automatiskt ett komplett ärendet i Envise. Ärendet skapas med dubbla ärendenummer, dels ärendenumret från beställarens system samt i Envise, där all automatisk kommunikation till beställaren sker med det ursprungliga ärendenumret vilket gör det lätt att följa för beställaren.
Beställarna kan följa sina ärenden via inloggning i Envise samt får skriftlig återkoppling per automatik vid statusändringar, vilket är i linje med AB04 och ABT06 som ställer krav på skriftlig återkoppling.
Våra systemlösningar är anpassade för byggbranschen, och knyter bland annat ihop alla parter kring ett ärende (anmälare, beställare, totalentreprenör och underentreprenör) samt ger möjlighet att bättre förstår volymer, typ av ärenden och handläggningstider etc.
Läs mer om Envise Service här.