Vi träffade Fredrik Ählström, som efter nästan 3 år på JM har återvänt till Stångåstaden för en roll som Projektstöd för ombyggnation och underhåll för att prata ombyggnation och hur man jobbar med tillvalshantering vid ombyggnation i befintligt bestånd.
Fredriks tidigare erfarenheter sträcker sig över olika områden och senaste han va på Stångåstaden arbetade han som kundansvarig för uthyrning av nyproduktionslägenheter. Hans återkomst till företaget markerar en ny fas där han agerar som länken mellan projektledare och hyresgäster, och fokuserar på att skapa en bättre boendemiljö för alla parter.
Varför är ombyggnation av befintligt bestånd viktigt för Stångåstaden?
För Stångåstaden är ombyggnation av befintligt bestånd en strategisk åtgärd som strävar efter att bibehålla och förbättra fastigheternas skick för att möta dagens och framtidens behov. Ombyggnation handlar inte bara om att renovera för att återställa, utan även om att lyfta och förbättra fastigheternas standard. En viktig aspekt är att fokusera på att genomföra nödvändiga åtgärder för att säkerställa att fastigheterna förblir attraktiva och hållbara under en längre tidsperiod.
Genom att genomföra ombyggnationer investerar Stångåstaden i förvaltning och underhåll av sina fastigheter för att förlänga deras livslängd och säkerställa att de fortsätter att vara konkurrenskraftiga på marknaden. En central tanke bakom ombyggnationen är att möta dagens krav på hållbarhet och miljöansvar.
En annan viktig dimension är att ombyggnationen genomförs med hänsyn till de befintliga hyresgästerna. Stångåstaden strävar efter att skapa en smidig och positiv upplevelse för sina hyresgäster under ombyggnationsprocessen och vill att de ska välja att bo kvar i sina hem även efter renoveringen. Dessutom kan ombyggnationen ge möjligheter att skapa ytterligare bostäder i befintliga hus genom att omvandla oanvända utrymmen såsom vindar eller andra tillgängliga utrymmen. På så sätt kan ombyggnationen bidra till att möta behoven på bostadsmarknaden samtidigt som befintliga fastigheter förnyas och utvecklas för framtiden.
Nycklar till ett lyckat ombyggnationsprojekt?
En av de grundläggande nycklarna till ett framgångsrikt ombyggnationsprojekt är effektiv kommunikation med de berörda hyresgästerna. Detta innebär att leverera relevant information i rätt tid och på ett tydligt sätt för att skapa förståelse och tillit hos boende.
Enligt Fredrik är det viktigt att inleda med ett informationsmöte lång tid i förväg, helst två år innan ombyggnationen påbörjas. På detta sätt får hyresgästerna tid att förbereda sig och planera för eventuella förändringar. Under denna tid ges också hyresgästerna möjlighet att undersöka alternativa boendemöjligheter om de väljer att inte delta i ombyggnationsprojektet.
Ett år innan projektstart presenteras detaljer kring projektet i stora drag och motiven bakom renoveringen förtydligas. Detta ger hyresgästerna en bättre förståelse för varför ombyggnationen behövs och vilka fördelar den kan medföra.
Sex månader innan projektstart är det avgörande att ha klara besked kring eventuella hyreshöjningar och andra ekonomiska aspekter. Det är också en tidpunkt då man bör fokusera på att underlätta kundresan så mycket som möjligt för att minimera eventuella besvär för hyresgästerna.
En viktig aspekt som måste beaktas är hyresgästernas ekonomiska situation och deras tolerans för hyreshöjningar. Det är av yttersta vikt att anpassa hyrorna och ombyggnationskostnaderna efter hyresgästernas behov och förmåga att betala. Genom att implementera en hyrestrappa som gradvis ökar över flera år kan man mildra effekterna av eventuella höjningar och ge hyresgästerna tid att anpassa sig till förändringarna.
Möjliga fallgropar i ett projekt?
Fredrik nämner att en av de mest påtagliga utmaningarna är förändringar i projektets tidsplan, vilket kan leda till förseningar och komplikationer som sätter projektets upplevda framgång på spel.
Vidare betonar han vikten av att tillhandahålla tillfälliga bostäder, särskilt när dessa måste tas från befintliga bestånd. Det är en komplex situation som kräver noga planering. Det är också avgörande att hyresgästerna kan bo kvar i sina kvarter under ombyggnationen. Detta kräver en välplanerad resursallokering och en noggrann hantering av förväntningarna från både hyresgäster och fastighetsägare, särskilt när det gäller ersättningsbostäder och tillgängliga resurser.
Utöver dessa praktiska hinder står fastighetsägare inför utmaningen att övertyga hyresgäster om det långsiktiga värdet av renoveringar. Många ser endast hyreshöjningar som en direkt konsekvens, utan att förstå det större syftet med att bevara och förbättra fastigheten för att främja trivsel och hållbarhet.
För att möta denna utmaning är tydlig och övertygande kommunikation avgörande. Det är nödvändigt att öka förståelsen för renoveringens syfte och dess positiva konsekvenser för alla involverade parter. Att förvalta och underhålla fastigheten är inte bara en fråga om att förhindra förfall, utan också att skapa en inbjudande och attraktiv boendemiljö som gynnar alla hyresgäster.
Hur har man historiskt jobbat med tillval vid ombyggnation?
Historiskt sett har hanteringen av tillval vid ombyggnation skett på traditionellt vis, ofta med pappersblanketter som skickas till kunderna för att göra sina val. Dessa blanketter skickas till kunderna via post, och de får sedan välja sina önskemål och skicka tillbaka dem per post eller besöka bobutiken för att göra sina val och lämna in blanketterna.
Denna metod har emellertid haft sina nackdelar. Fastighetsägaren har ofta behövt vänta på att få tillbaka blanketterna, vilket har gjort det svårt att följa och kontrollera processen. Dessutom har det varit vanligt med felaktigt ifyllda blanketter, och kunder har ibland skrivit sina egna önskemål som inte varit tillgängliga som alternativ. Detta har skapat komplikationer och fördröjningar i processen.
För att förbättra och effektivisera hanteringen av tillval har man infört digitala system som Envise. Genom detta digitala tillvalssystem kan kundresan följas i realtid, vilket möjliggör bättre styrning av processen. Kunden har enkel tillgång till olika valmöjligheter och kan göra sina val direkt via plattformen. Dessutom eliminerar det behovet av pappersblanketter och skanning, vilket sparar tid och resurser och är mer miljövänligt.
Detta förenklar och effektiviserar hela processen och minskar risken för felaktigheter och förseningar. Sammantaget erbjuder det digitala tillvalssystemet en mer strömlinjeformad och hållbar metod för hantering av tillval vid ombyggnation.
Vad innebär förändringen för er när ni blir digitala?
Ju fler projekt som genomförs desto snabbare och smidigare blir processen att ta fram underlag för att digitalisera tillvalsprocessen. Detta innebär att det skapas en effektiv och strömlinjeformad process för att välja tillval, med en ökad precision och snabbhet i hanteringen av data och valmöjligheter. Dessutom ger det en bra överblick över tillvalssortimentet både internt för företaget och externt för både hyresgäster och byggare. Genom att ha tillgång till en produktkatalog på plattformen kan valen göras på ett enkelt och smidigt sätt.
Implementeringen av det digitala tillvalssystemet leder också till färre fysiska besök i bobutiken då hyresgästerna kan utföra sina val direkt i den digitala portalen. Detta sparar både tid och resurser för både hyresgästerna och förvaltningen.
Den digitala lösningen bidrar också till att minska administrativa uppgifter och arbetsbelastning för personalen genom att automatisera och effektivisera processen. Det frigör tid och resurser som kan användas till andra uppgifter och projekt.
En ytterligare fördel är att ha samma system för både nyproduktion och ombyggnation, vilket underlättar samarbete över olika projekt och gränser. Detta tvärfunktionella tillvägagångssätt möjliggör en enhetlig hantering av tillval och skapar synergier mellan olika delar av verksamheten. Sammantaget innebär det att det digitala tillvalssystemet inte bara optimerar och effektiviserar tillvalsprocessen utan också främjar en ökad samarbetsförmåga och enhetlighet inom företaget.
Vilka fortsatta utvecklingsmöjligheter ser du?
Utvecklingsmöjligheterna inom digitalisering och effektivisering av processer är omfattande och avgörande för att möta framtidens utmaningar inom fastighetsförvaltning. En av de primära utmaningarna är att säkerställa att kommunikationen når alla parter på ett effektivt sätt. Att samla så mycket som möjligt av processerna digitalt kan vara nyckeln till att lösa detta.
Ett område som fortfarande hanteras i pappersform är tillfälliga avtal med hyresgäster under ombyggnationen. Att digitalisera även detta skulle inte bara minska den administrativa bördan utan också ge en bättre överblick och möjlighet till snabbare svarstider.
Det är dock viktigt att inte låta den digitala utvecklingen förta det personliga mötet med hyresgästerna. Genom att använda digitaliseringen för att förenkla administrativa processer kan man frigöra tid och resurser för att fortsätta att möta hyresgästerna personligen och säkerställa att deras individuella behov och önskemål tas om hand på bästa sätt. Att balansera det digitala med det personliga är avgörande för att skapa en positiv och hållbar boendemiljö för alla.
I intervjun med Fredrik Ählström från Stångåstaden har vi fått insikter om vikten av ombyggnation av befintligt bestånd och effektiv hantering av tillval vid ombyggnation. Genom att fokusera på kommunikation med hyresgästerna och implementering av digitala system som Envises tillvalssystem strävar Stångåstaden efter att skapa en bättre boendemiljö och effektivisera processerna. Denna framåtblickande strategi kombinerar innovation med personlig service för att möta dagens och framtidens utmaningar inom fastighetsförvaltning.
