Skillnaden mellan ett traditionellt ärendehanteringssystem och ett modernt eftermarknadssystem – vilket ger bäst resultat för ditt företag?
Företag inom bygg- och fastighetsbranschen står inför komplexa utmaningar när det gäller hantering av eftermarknadsärenden. Med flera involverade parter, såsom boende/hyresgäster, beställare, totalentreprenörer och underentreprenörer – där både beställaren och totalentreprenören har ansvar gentemot kunden – behövs ett system som kan hantera denna mångfacetterade process på ett effektivt sätt.
Begränsningar i traditionella ärendehanteringssystem
Traditionella ärendehanteringssystem fungerar väl för enklare hanteringsprocesser men är sällan fullt utrustade för den specifika komplexiteten inom eftermarknaden. De har ofta svårt att hantera alla parter och den omfattande kommunikationen som krävs mellan olika aktörer. Eftermarknadsärenden kan involvera flera underentreprenörer, och traditionella system kan hantera grundläggande flöden men saknar den flexibilitet och strukturella uppbyggnad som ett dedikerat och modernt eftermarknadssystem erbjuder.
Modernt eftermarknadssystem
Ett modernt eftermarknadssystem är utformat för att hantera de komplexa krav som eftermarknadsärenden ställer. Genom att ta hänsyn till de unika processerna som uppstår erbjuder systemet en smidigare och mer skräddarsydd lösning.
- Hantering av flera parter och kommunikation
Ett modernt eftermarknadssystem är utvecklat för att hantera flera parter och komplexa kommunikationsflöden. Detta innebär att boende,hyresgäst beställare, handläggare, totalentreprenörer och underentreprenörer kan kommunicera med varandra effektivt och utan hinder. - Underlättad interaktion genom automatiserade funktioner
Genom funktioner som automatiska inläsningar av mejlsvar och klarmarkering via mejl underlättas arbetet, särskilt för underentreprenörer som ofta är obenägna att hantera nya system. Detta minskar behovet av att lära sig ett nytt system och förbättrar användarvänligheten. - Automatisering och integration av hela garantikedjan (Projektutveklaren och totalentreprenören)
Eftermarknadsärenden involverar ofta två ansvariga parter (projektutvecklaren och totalentreprenören). När båda parter använder Envise kan ärendet automatiskt överföras från projektutvecklarens Envise till totalentreprenörens, Envise, vilket bidrar till en smidigare arbetsprocess. En process som annars hade inneburit mer administration samt sämre data och överblick
Om projektutvecklaren har ett annat system än Envise så kan ärenden i form av arbetsordrar/mail/ PDF-dokument automatiskt skapas i totalentreprenörens Envise för vidare hantering, vilket effektiviserar processen, samlar alla data för totalentreprenören och minskar risken för mänskliga fel. - Dynamiska processer och flexibla anmälarformulär
Eftermarknadsprocesser är ofta dynamiska och förändras över tid. Tex kan man vilja förändra om anmälanformuläret skall ligga öppet på hemsidan eller bara nås av tex beställaren eller brf styrelsen. Ett dedikerat eftermarknadssystem kan anpassa sig till dessa förändringar genom att dynamiskt justera formulär och flöden beroende på vilken fas processen befinner sig i. På så sätt är systemet alltid anpassat till verkliga behov och minimerar onödig administration.
Framtida utveckling – viljan och förmågan att möta förändringar
Ett investeringsbeslut har ofta en tidshorisont på tre till fem år, och under denna tid kan både verksamheten, tekniken och regelverken förändras. Det är därför viktigt att företagets utvecklingsinsatser är inriktade på eftermarknaden samt att företaget har kapacitet att driva utvecklingen framåt, så att man inte halkar efter. Det är också av vikt att se vilka andra företag som redan har valt en lösning och från vilken bransch de kommer. Traditionella system, som inte är specifikt utvecklade för eftermarknadens behov, kommer sannolikt inte att fokusera sina framtida uppdateringar och förbättringar på just detta område.
För företag som vill förbättra sina eftermarknadsflöden och säkerställa hög kvalitet och effektivitet i hanteringen är ett dedikerat eftermarknadssystem den bästa lösningen.
